專訪鉅亨網投顧-使用Office 365

【龍群科技導入Office 365成功案例】
 

鉅亨網投顧以Office 365打造優質IT服務
 
善用公有雲的成本效益與穩定性,電子郵件與辦公室軟體應用既方便又彈性
 
鉅亨網投顧旗下銷售近800檔境外基金,身兼產品嚴選、投資諮詢與交易管道這三大重要角色,提供一站式基金投資服務,協助投資人以低廉的投資成本,實現財富增長的目標。
同樣地,面對高昂的IT建置成本及沈重的維運作業,鉅亨網投顧選擇採用Office 365公有雲服務,展現最佳成本效益與優質生產力。
 


鉅亨網證券投資顧問公司資訊管理部協理袁皖莉表示:「雲端不只是熱門話題,還帶來許多便利性,大幅減輕企業IT團隊在軟硬體維運的負擔,像是Office 365。」
 
以服務穩定性排除潛在問題點
 
 金融業必須遵循嚴謹的法令規範,要打造一座合格的機房,無論是設備、水電費用、防火設計等,勢必會是很可觀的支出。因此,在法規許可的範圍內,鉅亨網投顧傾向使用雲端服務,從成立之初就採用Office 365則是最佳的佐證。

 當時,鉅亨網集團負責為這個新成員建置IT環境,考量原先使用網路服務供應商的POP3電子郵件服務,僅有1GB容量的個人信箱不敷使用,擴增容量的費用又很驚人,於是決定試用個人信箱容量高達50GB的Office 365 Exchange Online服務,沒想到一試成主顧,鉅亨網投顧上線一個月後,鉅亨網也將電子郵件系統全面轉換至Office 365。

 袁皖莉以往任職的工作環境都是公司自建的Exchange Server,到了鉅亨網投顧任職才初次接觸Office 365,但她表示:「由於前端都是以Outlook為介面,不管後端是Exchange Server或Office 365,使用者根本感受不到有任何差異。」

 對使用者而言雖然大同小異,但對IT管理人員來說,可說是天差地別。鉅亨網證券投資顧問公司資訊管理部副理陳敬貿指出,自行維運郵件伺服器會面臨各種狀況,例如:硬體故障或重開機,但Office 365的服務非常穩定及可靠,等於是少掉一個可能出狀況的問題點,IT人員的壓力當然會減輕許多。

更人性、更簡化的管理機制

 不可否認地,實體郵件伺服器的管理經常耗費許多時間與心力,尤其面對人員的異動,不管是新進或離職,都必須進行不同的處置,舉例來說,考量業務接手的後續需求,是否保留離職員工的電子郵件信箱一向是兩難課題,有的作法則是將離職員工的信箱完整備份後再砍除帳號,但仍可能因此造成業務聯絡的中斷。

 透過Office 365的共用信箱功能,可以將離職員工的信箱授權給其他人員來使用及管理,另一方面,還能做為對外的單一聯絡窗口如客服,信件不會佔用到個人的信箱空間,還能完整保存及回溯信件來往內容。

 陳敬貿表示:「這個作法很人性化,對IT管理人員也很方便,並不需要花費多餘的空間備份離職人員的信件紀錄,僅需要將個人信箱轉成共用信箱即可。採用Office 365之後,IT管理人員唯一需要花費時間的就是了解特殊需求的設定,像是用網站發送問候郵件及收到回覆郵件,皆可設定轉送一份副本到客服中心做為備存。因為金融投顧業關係,所有的來往紀錄需符合數位證據,使用Office365使用者都有使用就地 eDiscovery 和保留功能,如有訴訟案件,此功能所保留的信件紀錄將具有法律效力,以保障公司權益。」


 除了Exchange Online,Office生產力軟體的管理及使用也變得更簡單。因為採購時期的不同,以往有隨機版也有盒裝版,但查詢及比對原始序號相當困難,已被使用的序號也有可能因為人員離職而不得不作廢,無法移轉給其他使用者。

 但在Office 365,一旦人員離職,就可立即回收使用授權並指派給其他人,不會有作廢或閒置的問題,而且,離職人員的權限也能一次刪除,不必再逐一地進行修改或重複地多次刪除。陳敬貿認為,Office 365提供的都是最新版本的軟體功能,讓使用者能立即享受新技術的好處,公司也不用因為擔心升級費用而裹足不前。

強化會議功能,因應金融脈動

 在鉅亨網投顧的Office 365使用過程裡,龍群科技的協助功不可沒,包括從初期的各項應用設定教學,到各項雲端新功能的研究與分享。袁皖莉說:「走向雲端,更需要專業夥伴的協助,才能發揮雲端的強大功能。」

 對鉅亨網投顧而言,透過Office 365,各項軟體功能的串連,也帶來許多便利的新服務,像是結合Outlook和Skype for Business的會議邀請。會議主持人只要發起會議,再把與會者加入名單裡,就能直接看到這些與會人員的時間有無衝突,立即調整並敲定會議時間,不必再像以前逐一地去詢問每個人方便開會的時間再做統整。

 尤其證券投顧行業必須掌握全球金融脈動,一有重大新聞就要立刻開會並做出反應,並責成研究部門提出報告,儘速為投資人提供分析。因此,Skype for Business在視訊會議和線上會議的企業級功能,也是鉅亨網投顧正在研究應用的方向。

 袁皖莉表示:「許多IT使用狀況常是烏龍事件,花時間來解決這類問題對IT人員的成長毫無助益。因此,未來只要產業法規鬆綁,我們計劃採用更多的雲端服務,讓使用者享受更穩定的IT應用環境,也讓IT人員能更專注在與公司本業有關的關鍵任務。」