當企業有行事曆共用需求時，Office 365 提供了甚麼解決方案給你 ??
一般使用者使用Outlook 或Outlook Web App來進行日常約會及會議邀請，借助排程管理員預先建議內部人員有空的時間區塊，再發出會議邀請，藉由受邀者的回覆，自動統計哪些人可出席，哪些人無法出席，會議前的變更往返回覆，會加減到行事曆的會議中，於此，從會議邀約到會議召開的作業，召集人或受邀者都可以直接點開行事曆中之該會議，可即時知道詳細的出席狀況，這對於會議召集人判斷會議是否能如期進行，相信是很有用的。
行事曆共用下的檢視
在上面常用的基礎下，如某一使用者剛好與上面某一位受邀者共用行事曆時，彼此間的行事曆都有一筆大家共同的會議存在，此時折疊共用行事曆時，就有兩筆相同的會議併排在一起如【圖示1】，實務上採用行事曆共用，經常會有相同的會議重覆排列，這對於所有共用者難免要花較多的時間來辨識內容，對於這密密麻麻的行程，看久了眼睛難保不累的。
行事曆共用方便於部門同事間協調作業，對於管理績效也有參考作用。
部門專用的行事曆
Exchange 的共用信箱用途很廣，本範例是用來當部門信箱使用，精確點說，就是想有一個部門集中的行事曆，但又不希望像前段所提， 彼此相互共用行事曆後，產生一堆重覆的會議在重疊的行事曆畫面上，造成行事曆上壅擠不堪，視覺上壓力重重，也不好尋找使用，此時，請參考共用信箱的行事曆來改善這現象。
建立一個共用信箱當做【部門信箱】，依據Exchange Online的定義，本信箱免額外購買，只需其成員中有Exchange Online Plan 1或Exchange Online Plan 2授權即可，是一個具備50GB的完整信箱，其行事曆，即可拿來當【部門專用的行事曆】使用，我們建議的用法基本上有兩種:
方法一: 【專人管理部門行事曆】
將部門信箱給予甲來管，可規範所有會議邀請都必須發一份邀請給予部門信箱，此時當甲回覆接受時，就會在部門信箱所擁有的行事曆上顯示該會議，此時，具有權限的部門同仁都可以看到部門行事曆，當點開排程小幫手時，可以顯示所有受邀者，如【圖示2】，左邊為行事曆共用，顯示重覆的會議邀請行程，右邊部門行事曆確只有一筆邀請外部廠商開會的行程，無重覆的行程。
方法二:【召集人透過outlook 將會議拉進部門行事曆】
如貴公司不設定專人管理部門專用的行事曆時，亦可約定制度，由召集人需將會議，從outlook拉進部門行事曆裡，此時，具有權限的部門同仁都可以看到部門行事曆中該筆會議，同樣的，除召集人外，其他同仁如想知道有誰參與該會議，請點開排程小幫手，就會顯示所有受邀者
自訂SharePoint 行事曆，取代共用信箱中的行事曆，更貼近客戶需求
共用信箱中的行事曆，框架限制在信箱功能裡，假設想將部門行事曆延伸給Smart Phone 使用或是想加入數個特定欄位內容如公司名稱、會議結論紀錄、指派外勤人員等應用時，或者要強化搜尋機能，設立篩選項目或搜尋樹來提昇使用效率，那在Office 365裡的SharePoint Online 可以客製化行事曆取代掉共用信箱的行事曆，更貼近客戶想要的共用行事曆的用法。如【圖示4】。
SharePoint部門行事曆可以與使用者的Outlook 同步
如【圖示3】，將SharePoint部門行事曆的資料同步下載到使用者的Outlook 行事曆中，相反的，也可以將Outlook行程(會議)拉進SharePoint部門行事曆，自動同步到SharePoint 雲端主機。SharePoint 部門行事曆同步到Outlook可以是同色彩，圖示裡尚未處理。
SharePoint自訂您所要的欄位，更貼近您的想法
本範例SharePoint部門行事曆，如【圖示5】，依需要客製(自訂)出案件內容、工作描述、指派工程師、報修資料、目前狀態與工作回報。 所自訂的欄位，皆可在加以自訂搜尋篩選項目，讓搜尋更方便、更好用。
另一範例【圖示6】，我們加入額外的搜尋篩選項目，挑選出我們所需要的欄位來強化搜尋方式，同時改變部門行事曆的檢視方式。
【圖示6】經過客製(自訂)後，變更了檢視方式來搭配各欄位的大小排列轉換，自訂了主要篩選標籤來快速搜尋排列。
Office 365行事曆共用常用功能比較
如【圖示7】，依客戶會議邀約基本需求，從OWA、Outlook 等會議邀約、排程助理員、出席統計等基本功能，到共用信箱的行事曆，解決企業需要部門共用行事曆的需求，最後到SharePoint 自訂行事曆，提供更貼近企業共用行事曆、小組行事曆、公司行事曆、或特殊應用行事曆的想法。
